Ya sea que organices una pequeña reunión o una gran conferencia, ¡la planificación de eventos es una gran labor! Cada evento, no importa cuán simple o complejo sea, requiere una planificación y organización detalladas. Si estás pensando en llevar un curso de organización de eventos, enseguida te mostramos qué es la planificación de eventos.
¿Qué es la planificación de eventos?
La planificación de eventos es el proceso mediante el cual se gestiona un proyecto, como una reunión, convención, feria comercial, ceremonia, fiesta, el lanzamiento de un nuevo producto, etc.
Asimismo, incluye la elaboración de presupuestos, el establecimiento de cronogramas, la selección y reserva de los lugares del evento, la obtención de permisos, la planificación de alimentos, la coordinación de transporte, la organización de actividades, la selección de oradores y conferencias magistrales, la organización de equipos e instalaciones, entre otros.
Nada se deja al azar, pero controlar cada detalle no protege contra imprevistos. En este caso, el organizador debe ser extremadamente receptivo y saber adaptarse a muchas situaciones. Debe ser el primero en llegar al evento y el último en dejar la fiesta.
Una vez terminado el día, no hay tiempo para descansar. En la planificación de eventos, es necesario informar y analizar los resultados obtenidos en relación con los objetivos, evaluar los efectos de prensa e indagar sobre la satisfacción del cliente. El trabajo también implica viajes frecuentes y horarios irregulares (fines de semana, días festivos y nocturnos).
¿Qué hace un organizador de eventos?
El profesional de organización de eventos es como un director de orquesta que sabe tocar todos los instrumentos. Durante la organización de su evento, define su presupuesto, su contexto y sus objetivos, prepara sus especificaciones, elige a sus proveedores de servicios, anticipa los detalles más pequeños, etc.
De igual forma, es el responsable de diseñar las operaciones de comunicación para su empresa o cliente. Estos eventos pueden ser tan diversos como fiestas, seminarios, ferias, el lanzamiento de un nuevo producto, convenciones, entre otros.
Para ello, el organizador de eventos debe satisfacer las necesidades y requerimientos del cliente, saber anticiparse a sus expectativas y proponer ideas originales de entretenimiento para convencerlo.
La planificación de eventos ejecuta todo desde principio a fin. El organizador se pone en contacto con proveedores, encuentra el lugar ideal y contacta a distribuidores y técnicos. De hecho, colaborará con múltiples profesionales: técnicos, proveedores de catering, inquilinos, gerentes, etc.
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Las cualidades de un organizador de eventos
Debe ser versátil: animar, acompañar, asesorar diariamente, demostrar versatilidad y paciencia, y tener cierta flexibilidad mental. A continuación, te mostramos otras cualidades de los organizadores de eventos:
- Creatividad y originalidad: es una profesión donde las ideas cuentan. El organizador de eventos debe mostrar creatividad y originalidad en sus propuestas de planificación para captar la atención de su cliente y dejar huella durante el evento.
- Reactividad y autonomía: La capacidad para el manejo de los últimos detalles, la resistencia al estrés y el juego limpio son cualidades esenciales para un buen organizador de eventos.
- Habilidades relacionales y editoriales: Debe saber intercambiar, componer y «trabajar» con personas en su entorno profesional, ¡pero no solo! Tener una buena relación es fundamental. Las habilidades de escritura sólidas también son esenciales porque es responsable de comunicarse en torno a la planificación del evento.
- Rigor y sentido del detalle: ¡cero defectos! La imagen de la empresa depende de la representación del evento. Debemos ser rigurosos y no dejar ningún detalle. Además, debe saber establecer prioridades y optimizar su tiempo y acciones.
El rol de un organizador de eventos
Su función principal es organizar eventos B2B o B2C que permitan a las empresas operar, buscar socios y crear vínculos con sus empleados. Tiene que gestionar la organización, promocionar el evento, tramitar las invitaciones, cócteles, comidas, alojamiento, encargarse de la reserva de las salas de reuniones y organizar conferencias.
Un gestor de proyectos de este tipo también puede participar en los proyectos de comunicación interna de la empresa mediante la organización de concursos de venta internos, viajes de incentivo, veladas empresariales, etc. En otras palabras, es un auténtico conductor capaz de adaptarse a todos los públicos, ya sean internos o externos a la empresa.
El organizador de eventos también tiene la función de gestionar la implementación del evento, desde la búsqueda de ideas de lugares, actividades y animaciones que harán que el mismo sea un éxito, hasta la planificación de la organización de las intervenciones y los proveedores. El presupuesto de todas estas actividades se determina con anticipación.
Hasta aquí, te hemos mostrado en qué consiste la planificación de eventos. Recuerda que esta es una rama bastante amplia, por lo que puedes practicar la profesión dentro de una variedad de estructuras que abren diferentes oportunidades de trabajo como organizador de eventos. ¡Esperamos que esta información te haya resultado interesante y útil!
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Traducido y adaptado de entrepreneuryork.com
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