¿Alguna vez te preguntaste cómo organizar un evento? Pues bien, esto conlleva una serie de responsabilidades, desde elegir el local ideal hasta contratar servicios de catering o entretenimiento. La clave está en la planificación. Por ello, si estás pensando en llevar un curso de organización de eventos, aquí te presentamos ocho pasos fundamentales que debes seguir durante este proceso.
1. Define el objetivo y el formato del evento
El primer paso para organizar un evento es definir el objetivo del mismo. Para ello, debes hacerte las siguientes preguntas:
- ¿Quieres transmitir conocimientos a los participantes?
- ¿Buscas expresar gratitud a tus socios?
- ¿Planeas recaudar fondos para un proyecto?
- ¿Es un evento social o alguna fiesta?
Tras responder estas preguntas, podrás elegir el formato adecuado, el concepto, el horario y la duración del evento, así como la distribución de funciones dentro del equipo de organización, la disposición del local, el catering y el sonido.
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2. Elabora un presupuesto
Elaborar un presupuesto es una de las partes más importantes de la planificación de un evento. Al fin y al cabo, establecer un presupuesto sólido te permitirá a ti y a tu equipo generar ideas dentro de unos parámetros realistas.
Algunos de los gastos críticos que debes incluir en tu presupuesto son:
- El local
- El catering
- El entretenimiento
- La decoración
- El personal
- El equipamiento técnico
3. Piensa en todos los detalles
Si quieres sorprender gratamente a tus invitados, deberás pensar en todo, hasta en el más mínimo detalle. Por ejemplo, tendrás que determinar cómo se registrarán los participantes, si es necesario, o quién y cómo saludará a los asistentes. También sería bueno considerar qué música sonará, cuál será el código de vestimenta y cómo irá vestido tu equipo, entre otras cosas.
4. Decide la fecha y el lugar
Fijar estos detalles clave al principio del proceso de planificación del evento te permitirá compartirlos con tus invitados, creando una propuesta más clara y valiosa. Además, facilitar a los participantes esta información con antelación garantizará su presencia en el día y el lugar exactos.
Ahora, antes de elegir el local, tendrás que determinar qué época del año es la más adecuada para realizar el evento, ¡pues no querrás hacer un evento al aire libre en época de lluvias! Después, deberás pensar qué necesitas que tenga el lugar, como instalaciones de cocina o estacionamiento.
Si tu evento va a ser virtual, determina qué plataforma querrás utilizar. Zoom es ideal para manejar un gran número de asistentes, mientras que Vimeo te da acceso a funciones interactivas como preguntas y respuestas y encuestas.
5. Presta atención a la planificación
La planificación debe incluir la logística, el contenido y la promoción del evento. Por eso, tendrás que crear un documento a disposición de todo el equipo en el que cada miembro pueda ver las tareas de los demás y el panorama general.
Es imprescindible que elabores una lista de tareas y las describas con el mayor detalle posible en forma de pasos específicos que deben completarse. También es primordial incluir el calendario en el plan para que cada persona sepa en cuánto tiempo debe completarse una tarea. Utilizar herramientas como Asana, Teamweek o incluso Excel será de gran ayuda.
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6. Envía recordatorios
En los días previos al evento, es esencial que dediques tiempo a ponerte en contacto con todos los invitados. Envía a los asistentes un correo electrónico con instrucciones sobre cómo encontrar el local o cómo conectarse a la plataforma digital en la que se transmitirá el evento.
Contacta con los proveedores para confirmar los horarios y, si tu trabajo consiste en planificar un evento para un cliente concreto, pregúntale si tiene alguna petición especial. Verás que este tipo de conversaciones te ahorrarán un tiempo muy valioso el día del acontecimiento.
7. Distribuye las tareas entre los miembros del equipo
Es de suma importancia distribuir las tareas entre los miembros del equipo no solo en la fase de preparación, sino también durante el evento. Lo más recomendable es asignar las responsabilidades por zonas. Es decir, alguien tendrá que estar en la entrada para recibir a los invitados, otra persona puede encargarse del catering y así sucesivamente.
El éxito del evento dependerá de la organización, por lo que es de gran ayuda que cada área tenga un responsable. Así que entrega a cada miembro del equipo un documento con sus responsabilidades asignadas, de modo que cada persona sepa a quién acudir para un asunto concreto.
8. Disfruta del evento
Sigue el programa del evento, estate preparado para responder a las preguntas de los invitados y sé amable con ellos y con tu equipo en todo momento, incluso si no todo sale según lo previsto. Esfuérzate por ofrecer un buen servicio y, una vez que todo esté solucionado, concéntrate en disfrutar del evento.
¡Hasta aquí llegamos con nuestra guía para organizar eventos! Sigue estos pasos, tómate tu tiempo para realizar una buena planificación y sé optimista. Aprovecha al máximo tus habilidades como organizador de eventos y crea una experiencia única para tus invitados. ¡Esperamos haberte ayudado!
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Traducido y adaptado de culturepartnership.eu
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